Dans quelques semaines, vous ne recevrez plus d'avis de dépôt le jour de la paie. L'information relative au transfert de fonds sera acheminée dans votre dossier électronique.
Voilà le changement le plus évident qui résultera de la première phase d'implantation du progiciel de gestion intégré (PGI), baptisé Synchro. «Il y aura de nombreuses autres applications, mais elles seront moins visibles aux yeux de la majeure partie de la communauté universitaire», mentionne Louise Béliveau, vice-rectrice aux affaires étudiantes et au développement durable. Ce n'est en quelque sorte que la pointe de l'iceberg. La partie immergée de cet immense projet de 52 M$, qui s'étend sur quatre années d'implantation, vise à transformer une grande partie de l'environnement informatique et les façons de faire de l'administration universitaire.
Un millier de gestionnaires, professionnels, techniciens et commis sont actuellement en formation afin d'appliquer les fonctions de ce nouvel outil aussitôt qu'il sera implanté. Au total, 300 ateliers de formation offerts aux membres du personnel touchés directement. La plupart de ces ateliers se concentreront sur une demi-journée, mais certains s'étendront sur plusieurs jours.
Dans un bureau consacré uniquement à cet usage, une équipe d'un centaine de personnes constituée d'employés de l'Université et de spécialistes consultants travaille quotidiennement à cette grande conversion qui fera passer l'UdeM au 21e siècle... «Au Canada, 8 universités sur 10 ont implanté un progiciel de gestion intégré, qui leur fait gagner beaucoup de temps. On se devait de faire le saut», indique la vice-rectrice. Elle se réjouit à l'idée que de nombreux arbres éviteront la tronçonneuse grâce à la nouvelle technologie. «À terme, ce sera l'ensemble des formulaires papier que nous espérons voir disparaitre», ajoute-t-elle.
Les gens directement concernés par cette implantation sont beaucoup plus nombreux: en plus d'une équipe de 120 personnes chargée de la mise en route du projet, 200 experts de la communauté universitaire et 100 collaborateurs facilitant la mise en œuvre des changements organisationnels au sein de leur unité, le tout représentant une quarantaine de facultés et services, se familiarisent avec Synchro. Seulement pour le premier volet de la paie et des finances, 1100 utilisateurs et 9000 employés ayant accès au libre-service sont visés.
L'enseignement et la recherche suivront
Pour Monique Kirouac, adjointe à la vice-rectrice aux affaires académiques, qui travaille sur Synchro depuis plusieurs mois, l'avantage d'appliquer aujourd'hui cet outil informatique est d'accéder à un système à la fine pointe de la technologie. «Nous avons la chance de bénéficier de l'expérience des autres universités», dit-elle.
En effet, à l'UdeM on est en contact avec des collaborateurs à l'Université d'État de l'Arizona (dont le campus est aussi très étendu), de l'Université Laval et de HEC Montréal, qui s'est convertie il y a plusieurs années. «La collaboration entre les universités est excellente», fait savoir Mme Béliveau.
L'implantation d'une technologie de cette envergure prendra plusieurs années et le volet des ressources humaines, de la paie et des finances n'est que la première de trois étapes. En 2011, on passera au secteur de la recherche et, en 2012, à celui de l'enseignement. «Notre but est de recentrer les opérations administratives afin que les réseaux communiquent entre eux. Longtemps, on a créé des systèmes indépendants les uns des autres pour répondre à des besoins ponctuels. Cela nous a fait prendre beaucoup de retard», explique Mme Béliveau.
Choisi pour ses qualités d'intégration, le PGI permettra un accès en temps réel aux données de gestion. «On pourra évoluer ensemble», estime la vice-rectrice.
Rebaptisé Synchro par l'équipe de l'Université, le progiciel de gestion intégré se nomme en réalité PeopleSoft et a été conçu par la société Oracle. C'est à IBM qu'on a donné le contrat d'appuyer l'UdeM dans la mise en forme de l'outil pour qu'il réponde aux besoins particuliers de l'Université de Montréal.
La date d'implantation de la première phase du projet sera annoncée sous peu.
Même si les deuxième et troisième phases ne seront pas implantées avant les deux prochaines années, des équipes sont déjà à pied d'œuvre pour un lancement réussi.
Les responsables du projet sont conscients qu'ils se heurteront à certaines difficultés, car l'introduction d'une nouvelle technologie bouscule les modes d'emploi établis. «L'arrivée de ce système nous demandera à tous de revoir de nombreuses façons de faire, signale Mme Kirouac. Une période de transition et d'apprentissage vient toujours avec un certain inconfort. Nous faisons appel à la collaboration et à la patience de tous pour assurer l'implantation harmonieuse de Synchro.»
Mathieu-Robert Sauvé
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